Uma Base, Quatro Tabelas, Nenhum Dado Duplicado
Antes de abrir o Airtable, decida o que você quer poder responder sem abrir cinco arquivos. Uma operação editorial madura precisa responder três perguntas em segundos: (1) o que precisa sair essa semana e quem faz? (2) o cliente X tem quantas entregas atrasadas? (3) qual formato mais gera trabalho e para qual perfil de cliente? As três respostas exigem que cliente, briefing e entrega estejam conectados — não em abas separadas.
Como Cada Uma Aponta Para as Outras
Tabela 1 — Clientes. Campos: Nome, Plano (single select), Gestor (single select), Canais ativos (multi select: Instagram, LinkedIn, blog, e-mail, YouTube), Status (Ativo / Pausado). Um registro por cliente, sem repetição.
Tabela 2 — Briefings. Campos: Título, Cliente (link para Clientes — este é o campo que conecta), Objetivo (short text), Canal (single select), Formato (single select: post, carrossel, artigo, vídeo, newsletter), Responsável pela produção (link para Pessoas), Data alvo, Status (Rascunho / Aprovado / Em produção / Publicado). O campo "Cliente" faz o link — quando você seleciona, o registro puxa tudo do cliente automaticamente.
Tabela 3 — Entregas. Campos: Briefing (link para Briefings), Formato final (herda do briefing, mas pode ser editado), Prazo, Responsável (link para Pessoas), Status (A fazer / Em revisão / Aprovado pelo cliente / Publicado / Reprovado), Link do arquivo, Data de publicação real. Um briefing pode gerar várias entregas (o post é aprovado, o carrossel da mesma pauta é reprovado — são registros separados).
Tabela 4 — Pessoas. Campos: Nome, Função (Estrategista / Copy / Designer / Editor de vídeo / Gestor de tráfego), E-mail, Cliente(s) alocado(s) (link para Clientes). Central para atribuição e para saber capacidade — quantos briefings/entregas por pessoa por semana.
Com essas quatro tabelas linkadas, dado de cliente aparece automaticamente em briefing, dado de briefing aparece automaticamente em entrega, e você nunca digita o nome do cliente duas vezes. Se o cliente muda de plano, muda em Clientes e propaga.
Cinco Visões Que o Time Abre Todo Dia
- Calendário — Publicar essa semana. Visão de calendário na tabela Entregas, filtro "Prazo entre hoje e daqui a 7 dias" e "Status ≠ Publicado". É a foto que abre a reunião de segunda.
- Kanban — Fluxo de produção. Visão Kanban agrupada por Status. Cada card é uma entrega; arrastar entre colunas atualiza o status.
- Grade filtrada — Meu trabalho. Visão de grade filtrada por "Responsável = Eu" e "Status ≠ Publicado". Cada pessoa tem a própria.
- Cliente — Painel por conta. Visão de grade agrupada por Cliente, mostrando briefings e entregas do mês. Substitui o "relatório do cliente" feito na mão.
- Atrasos — Alerta. Filtro "Prazo < hoje" e "Status ≠ Publicado". Se essa visão está vazia, a operação está sob controle. Se está cheia, alguém precisa mexer no processo — não em cada card.
Todas as cinco visões são a mesma tabela vista de ângulos diferentes. Ninguém copia dado, ninguém mantém duas versões.
Cada Papel Enxerga o Que Precisa
Cliente. Recebe convite como comentador em uma visão compartilhada com os briefings e entregas dele — filtrada pelo próprio nome, sem enxergar os outros clientes. Ele aprova por comentário, sem precisar de acesso à base inteira.
Estrategista/gestor. Editor em toda a base. Cria briefing, define responsável, monitora atrasos, ajusta prazos.
Produtor (copy, designer, editor). Editor apenas nas tabelas Briefings e Entregas, e comentador nas outras. Pode mudar status, subir link do arquivo e ajustar formato — mas não altera dados do cliente.
Airtable permite convite por pessoa ou por grupo, e cada visão pode ser compartilhada com regras próprias. Não crie base por cliente — mantenha uma base só e use visões filtradas. Base por cliente vira 20 bases desatualizadas em três meses.
Quando a Base Precisa Evoluir
Depois de meses de uso, alguns sinais mostram que o desenho ficou apertado: (1) o time começou a criar campos livres de texto para "explicar" o que uma coluna deveria dizer sozinha — falta um novo campo estruturado; (2) apareceu discussão recorrente sobre "onde entra tal coisa" — sinal de que falta uma tabela nova, não um campo; (3) as automações do Airtable estouraram o limite do plano — hora de rever se toda automação é necessária ou se algumas foram sendo empilhadas sem revisão.
Evoluir a base é bom sinal. Base que fica idêntica por dois anos é base que ninguém usa mais.
Sem Reformar Tudo no Mesmo Dia
Comece com um cliente. Modele as quatro tabelas, cadastre os briefings do próximo mês, atribua responsáveis, use por duas semanas. Faça a reunião de segunda em cima da visão de calendário. Ajuste os campos que faltaram e os que sobraram. Só depois convide os outros clientes.
Migrar tudo de uma vez sem operação rodando em cima é o caminho mais rápido para uma base bonita que ninguém usa. O contrário — usar antes de estar pronto — é o caminho para uma base viva.
Quer desenhar a base editorial da sua operação sem começar do zero?
Em uma conversa mapeamos os processos, os papéis e desenhamos as tabelas — no Airtable ou na alternativa que serve melhor ao seu caso.
Falar com nossa equipe